ขั้นตอนการสร้าง KPI ให้ประสบความสำเร็จเริ่มจากตรงไหน

ขั้นตอนการสร้าง KPI ให้ประสบความสำเร็จจะต้องเริ่มจากตรงไหน

การกำหนดหัวข้อ KPI จำเป็นให้พนักงานสำรวจงานของตนเองว่ามีอะไรบ้างในแต่ละวัน รวมถึง 1 สัปดาห์ต้องทำอะไรบ้าง สำรวจให้ครบ 1 เดือน แล้ว list  ออกมาจัดเรียงงานที่ต้องทำเป็นประจำในทุกๆวัน เป็นงานหลัก จัดลำดับงานรอง และนำไปพูดคุยปรึกษากับหัวหน้าของตนเองในงานที่ได้รับผิดชอบ แล้วเริ่มมาจัดเรียงงานใดเข้าข่ายในการสร้างข้อ KPI สำหรับการวัดผลได้ งานใดไม่สามารถนำเอามาวัดผลได้

สามารถทำได้ตามข้อแนะนำต่อไปนี้

 1. ให้พนักงานค้นหา ‘3 สิ่ง’ ที่ต้องทำให้เสร็จทันเวลา

พนักงาน 1 คนมี ‘หน้าที่หลายอย่าง’ ให้รับผิดชอบในแต่ละวัน เช่น รับโทรศัพท์ ติดตามลูกค้า ติดต่อแผนกอื่น พรีเซนต์ให้หัวหน้าฟัง (เจอได้บ่อยในบริษัทเล็กๆ) คุณก็จำเป็นต้อง ‘จัดลำดับความสำคัญ’ ว่าหน้าที่ไหนสำคัญสุด งานสำคัญเราต้องวัดได้ว่า ‘ทำได้ดีแค่ไหน’ และหน้าที่ที่ทำสำคัญต้องมีตัวเลขที่แสดงผลชัดเจน (เจอลูกค้าบ่อยหรือเปล่า ยอดขายเท่าไร) ส่วนงานรองลงมาเราวัดแค่ว่าพนักงาน ‘ได้ทำหรือไม่’ (เช่น เดือนนี้ค่าใช้จ่ายเกินหรือเปล่า ส่งรายงานทันเวลาหรือเปล่า)

ถ้างานรองมีเยอะๆ อาจจะนำงานรองมารวมอยู่ภายใน KPI เดียวกันจะได้บริหารง่ายขึ้น เช่น แทนที่จะบอกว่าต้องเข้างานตรงเวลา ต้องตั้งใจทำงาน ต้องออกงานตรงเวลา ห้ามลดหยุดยาวจนกระทบงาน ก็ให้เปลี่ยน KPI ว่า ‘ทำงานเรียบร้อยแค่ไหน’ โดยใน KPI นี้ก็จะประกอบไปด้วยปัจจัย Checklist (รายการตรวจสอบ) ต่างๆ หากพนักงานทำได้ครบหรือทำได้ 80% ของ Checklist ก็คือว่าผ่าน

2. แชร์และทบทวน KPI กับเพื่อนร่วมงาน และหัวหน้างาน

การแบ่งปัน KPI ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง เพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้างาน ก็คือการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าทิศทางการทำงานของบริษัทจะไปทางไหน และสิ่งนี้จะสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ในองค์กรหรือในทีมที่มีขนาดใหญ่ ที่พนักงานส่วนมากไม่รู้จักกัน

แต่ละบริษัทอาจจะมีเป้าหมายไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับว่าแต่ละบริษัททำอะไรและอยู่ในขั้นตอนแบบไหน บริษัทที่เพิ่งเปิดตัวมาอาจจะไม่ได้สนใจกำไรมากนักแต่เน้นการตีตลาด เน้นการหาลูกค้าเยอะ ซึ่งบริษัทพวกนี้ก็จะเน้นที่การสร้างยอดขายเข้าไว้ แต่บริษัทที่เปิดมาหลายปีแล้วยังไม่มีกำไร ก็อาจจะต้องหันมาเน้นเรื่องการทำกำไรบ้างเพื่อให้การเงินมีสภาพคล่องมากขึ้น 

3. ตรวจสอบ KPI ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน

        ทุกครั้งที่เรากลับมาพิจารณา KPI เราต้องดูว่า KPI ยังสอดคล้องกับเป้าหมายหลักบริษัทอยู่หรือเปล่า ยังทำได้จริงอยู่หรือเปล่า ถ้าเรามองว่าธุรกิจที่อยู่ได้นานคือธุรกิจที่ปรับตัวเร็ว การที่ธุรกิจสามารถปรับ KPI ได้เร็วก็ถือว่าเป็นความได้เปรียบทางธุรกิจอย่างหนึ่ง (Competitive Advantage)

    ข้อยกเว้นอย่างเดียวของการปรับ KPI โดยไม่จำเป็นก็คือ พนักงานและผู้เกี่ยวข้องอื่นอาจจะรู้สึกงง หรือ หมดความมั่นใจกับวิสัยทัศน์ของผู้บริหาร เพราะฉะนั้นอะไรที่จำเป็นต้องเปลี่ยนก็ต้องเปลี่ยน ส่วนอะไรที่ไม่จำเป็นเราก็ไม่ควรปรับเยอะ ให้ดูทุกสัปดาห์ว่าทีมเรายังทำตาม KPI ได้ทันอยู่หรือเปล่า (และทีมเราต้องปรับตัวแก้ปัญหาอะไรบ้าง) และให้พิจารณาทุกเดือนว่า KPI นี้ยังเหมาะสมแค่ไหน กับผลประกอบการแต่ละเดือน

 #KPI ให้ประสบความสำเร็จ #ระบบkpi #กำหนดหัวข้อkpiยังไง